Contratação pela Lei 14.133/2021

Microsoft 365 para prefeituras, câmaras e autarquias.

Os pedidos que chegam até nós são quase sempre os mesmos: tirar o e-mail de um provedor que não dá conta, colocar segurança no acesso e regularizar as licenças. A parte técnica é a mais simples. O que trava é a contratação. A Vireon fornece licença e serviço para órgão público em dispensa, pregão eletrônico ou adesão a ata de registro de preços, com a documentação que o controle interno vai pedir.

Quero proposta para o meu órgão Como contratar legalmente
Dispensa por valorPregão eletrônicoAdesão a ataLGPD no setor público
Lei 14.133Habilitação e documentos no formato do seu processo
Termo de referênciaApoio na redação do TR, sem custo e sem direcionar
Domínio oficialE-mail do órgão fora de conta pessoal de servidor
Janela combinadaVirada fora do expediente, com caixa antiga disponível
O que costuma estar quebrado

O problema raramente
é só o e-mail.

Quando o órgão abre o pedido de cotação, o e-mail é o sintoma visível. Embaixo dele quase sempre tem senha compartilhada, documento em pendrive e nenhum registro de quem acessou o quê. Vale resolver no mesmo processo, porque fazer em duas etapas custa mais caro.

E-mail no domínio oficial do órgão

Ato administrativo saindo de conta pessoal de servidor é um problema de rastreabilidade antes de ser um problema de TI. No Microsoft 365, cada servidor tem caixa no domínio do órgão, e a caixa fica com o órgão quando a pessoa sai.

Acesso individual, com segundo fator

A LGPD cobra do órgão público medidas técnicas de proteção dos dados que ele trata. Identidade individual no Entra ID, com MFA e acesso condicional, é a medida mais barata de implantar e a mais fácil de demonstrar.

Backup e continuidade do que foi produzido

Processo administrativo parado por arquivo perdido custa prazo. O backup gerenciado mantém cópias do ambiente Microsoft 365, inclusive imutáveis, para restaurar depois de exclusão acidental ou de um ataque.

Registro de acessos para o controle interno

Os logs de auditoria do Microsoft 365 mostram quem abriu, alterou e compartilhou cada documento. É o tipo de evidência que o controle interno e o Tribunal de Contas pedem quando perguntam, e que ninguém consegue produzir depois do fato.

Arquivo em lugar definido, não em pendrive

SharePoint e OneDrive com permissão por secretaria, versionamento e política de retenção. Quem sai do órgão não leva o acervo no notebook, e quem chega encontra o documento onde ele deveria estar.

Licenciamento regular e auditável

Número de licenças igual ao número de servidores que realmente usam, contrato vigente e nota fiscal em reais que a contabilidade consegue empenhar. Nada de servidor pagando software do órgão no cartão pessoal e pedindo reembolso depois.

Como o órgão contrata

Quatro caminhos, e qual
deles cabe no seu caso.

Essa é a parte que a maioria dos fornecedores de TI não sabe conduzir, e por isso o processo morre na mesa do setor de licitações. Abaixo está o que costuma funcionar, com a base legal, mais um aviso sobre o caminho que quase nunca se sustenta.

Art. 75

Dispensa por valor

Quando o valor da contratação cabe no limite de dispensa, que é atualizado por decreto, o processo sai direto, com pesquisa de preços e justificativa da escolha. É o caminho mais rápido e o que mais chega até nós.

Art. 28

Pregão eletrônico

Para volume maior. O resultado aqui é decidido no termo de referência, muito antes da sessão de disputa. Um TR que descreve só quantidade de licenças compra o menor preço e deixa a migração de fora do escopo.

Art. 86

Adesão a ata

Se existe ata de registro de preços vigente com objeto compatível, o órgão pode aderir como não participante, com anuência do gerenciador e dentro dos limites de quantitativos. Economiza meses de processo.

Art. 74

Inexigibilidade

Raramente se sustenta para licença Microsoft, porque existem vários parceiros CSP capazes de fornecer o mesmo item. Preferimos dizer isso agora a ver a contratação ser questionada depois do empenho.

Habilitação e documentos

A papelada que o seu
processo vai exigir.

Nenhum órgão empenha sem documento, e boa parte das contratações de TI atrasa justamente aqui: o fornecedor manda um PDF com um valor redondo e o setor de licitações devolve pedindo tudo de novo. Entregamos o pacote completo de uma vez, no formato que o processo pede.

Proposta detalhada por item, com licença e serviço separados
Certidões de regularidade fiscal, trabalhista e de FGTS
Atestado de capacidade técnica emitido por órgão público
Comprovação da condição de parceiro Microsoft CSP
Declarações exigidas pelo edital, preenchidas e assinadas

Antes de publicar

Precisa escrever o termo de referência?

Quem escreve o TR define o que é possível contratar. Se o seu órgão ainda está montando o documento, ajudamos a descrever o objeto, os requisitos técnicos, os prazos realistas de migração e os critérios de aceitação.

O documento fica do órgão e é escrito para que qualquer parceiro Microsoft capaz de atender o escopo possa concorrer. Isso é do interesse do órgão, e também do nosso: ninguém quer ganhar um processo que depois será questionado.

Migração sem parar o expediente

O atendimento ao público
não para na virada.

Órgão público não tem a opção de ficar um dia sem e-mail. A migração é desenhada em volta disso: o histórico vai antes, a virada acontece em janela combinada e a caixa antiga continua acessível enquanto durar o acompanhamento.

Etapa 1

Levantamento

Inventário das caixas, volume por usuário, provedor atual e quem usa o quê. Sai daqui o que migra, o que vira caixa compartilhada e o que pode ser arquivado.

Etapa 2

Piloto

Um grupo pequeno migra primeiro, normalmente a TI e um setor. Problema de assinatura, impressora e sistema interno aparece com dez pessoas, não com duzentas.

Etapa 3

Virada

Troca de DNS em janela combinada, fora do expediente. O histórico já foi copiado antes, então ninguém começa a segunda-feira com a caixa vazia.

Etapa 4

Acompanhamento

Duas semanas de suporte próximo, com a caixa antiga disponível para consulta. Depois o órgão entra no atendimento regular, em português e no horário comercial.

Experiência com órgão público

Já fizemos esse caminho.

A Vireon atende órgãos públicos municipais em migração de e-mail, segurança de identidade e fornecimento de licenças Microsoft. Entre eles, uma câmara municipal no interior de São Paulo e uma prefeitura de capital no Nordeste.

Os nomes não aparecem aqui porque ainda não temos autorização formal de divulgação. Em processo de habilitação é diferente: o atestado de capacidade técnica vai assinado pelo órgão, com objeto, período e dados completos, do jeito que a comissão precisa para avaliar.

Cotação para órgão público

Conte o cenário e devolvemos proposta no formato do seu processo.

Você recebe a proposta com licença e serviço separados, memória de cálculo e a documentação de habilitação anexada. Se o caminho for dispensa, ela já vem no formato que serve de pesquisa de preços.

Respondemos em até 2 horas úteis · Sem compromisso · Dados protegidos pela LGPD

Perguntas frequentes

Microsoft 365 e a
contratação pública.

Pode, quando o valor da contratação cabe no limite de dispensa por valor do art. 75 da Lei 14.133/2021. Esse limite é atualizado por decreto, então vale confirmar o valor vigente antes de montar o processo. O que o órgão precisa reunir é pesquisa de preços com fornecedores do ramo, justificativa da escolha e a documentação de habilitação do contratado. A Vireon entrega a proposta já no formato que serve como pesquisa de preços, com licença e serviço discriminados por item.
Sim, participamos de pregão eletrônico para fornecimento de licenças Microsoft e serviços de migração e segurança. Vale um aviso prático: em pregão, o resultado é decidido no termo de referência, não na sessão. Um TR que descreve só a quantidade de licenças compra o menor preço e deixa a migração de fora, e aí o órgão paga a diferença em retrabalho. Se o seu termo de referência ainda está sendo escrito, podemos ajudar a descrever o objeto e os critérios de aceitação antes da publicação.
Sim. Pelo art. 86 da Lei 14.133/2021, o órgão pode aderir como não participante a uma ata vigente cujo objeto seja compatível, desde que haja anuência do órgão gerenciador e respeito aos limites de quantitativos previstos na norma. Na prática é o caminho que economiza mais tempo, porque o órgão aproveita um processo licitatório já concluído em vez de abrir o seu. Ajudamos a verificar se a ata que você encontrou cobre licença e serviço ou apenas licença.
As licenças Microsoft são faturadas por um distribuidor Microsoft Brasil credenciado, que emite a NF-e em reais. Os serviços de migração, segurança e suporte são faturados pela Vireon Cloud. Para o órgão, isso costuma significar dois itens no processo e, dependendo da estrutura orçamentária, dois empenhos. Deixamos essa separação explícita na proposta justamente para o setor de contabilidade não descobrir isso no meio do empenho.
Não precisa interromper. O histórico de e-mail é copiado para o Microsoft 365 antes da virada, então a caixa já chega preenchida. A troca de DNS acontece em janela combinada, normalmente à noite ou no fim de semana, e a caixa antiga fica disponível para consulta durante o período de acompanhamento. Em órgão público costumamos migrar primeiro a TI e um setor piloto, porque os problemas aparecem com dez pessoas e não com duzentas.
Sim, e sem custo. Descrevemos o objeto, os requisitos técnicos, os prazos razoáveis de migração e os critérios de aceitação, em linguagem que o setor de licitações consegue publicar. O documento fica do órgão e é escrito para não direcionar o resultado a um fornecedor específico: qualquer parceiro Microsoft capaz de atender o escopo deve poder concorrer. Um TR tecnicamente bem descrito protege o órgão de contratar só o preço e receber meia solução.

Seu órgão está montando
o processo agora?

Mande o cenário e devolvemos proposta com licença e serviço separados, memória de cálculo e documentação de habilitação. Se o termo de referência ainda não existe, ajudamos a escrever antes de você publicar.

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